Secretaresse

De Secretaresse heeft een ondersteunende rol in een organisatie en faciliteert de werkzaamheden van een leidinggevende. Dit werk kan uiteenlopen van het regelen van telefoonverkeer of notuleren bij vergaderingen tot het beheren van de baas' agenda.

Omdat elke leidinggevende anders is, zal ook elke functie van Secretaresse anders zijn. Zo heb je bij de ene organisatie veel meer ruimte om zelfstandig te werken en krijg je bij een andere weer veel meer administratieve taken. Een Secretaresse dient zich zo steeds weer aan een nieuwe baas aan te passen en een nieuw evenwicht te vinden in het werk. Vaak werken Secretaresses lange tijd voor dezelfde baas.

Een Secretaresse is energiek en alert en weet zo snel verschillende klussen te klaren. Veel van de werkzaamheden worden met behulp van een computer uitgevoerd. Dit geldt voor agendabeheer, maar ook voor (e-mail)correspondentie en het verwerken van notulen. De Secretaresse brengt ook veel tijd aan de telefoon door, om de dingen te kunnen regelen waar de baas om vraagt. Voor deze werkzaamheden, alsmede het ontvangen van gasten, zijn sterke communicatieve vaardigheden nodig en ook een zekere mate van assertiviteit.

Elke functie is anders. Sommige Secretaresses zullen ook belast zijn met het organiseren van bijeenkomsten, het coördineren van ruimteverdeling (vergaderzalen), het op papier uitwerken van werk van de leidinggevende of het bijhouden van een archief. Daarnaast zijn er specialistische Secretaressefuncties met bijvoorbeeld een juridisch karakter of puur in dienst van de directie van een bedrijf.

Plaats gratis je CV en wordt gevonden door je nieuwe werkgever!

Een Secretaresse heeft over het algemeen een particuliere opleiding tot Secretaresse nodig of een diploma op MBO niveau. Hier zitten een aantal certificaten aan vast die nodig zijn om als Secretaresse aan werk te kunnen komen. Verder geldt dat men met een betere opleiding vaak ook de meer gespecialiseerde banen kan krijgen en dus in een hogere positie terecht kan komen.

Zoek nu naar relevante opleidingen

Zoek nu naar relevante stages

Zoek nu naar traineeships

Als Secretaresse kan je overal terechtkomen waar het werk van de leidinggevende(n) teveel is om zelf aan te kunnen. Dit kan zowel in het bedrijfsleven zijn, als bij de overheid. De Secretaresse werkt (bijna) altijd op kantoor en zal de meeste tijd achter haar bureau te vinden zijn, aan de telefoon, of rondlopend op het kantoor.

Vergroot je kansen op de arbeidsmarkt, plaats hier je CV en wordt gevonden door organisaties

Een Secretaresse verdient gemiddeld tussen de €2000 en €2900 per maand. Als het salaris boven deze grens komt, wordt de positie meestal anders genoemd (bijv. Office Manager). Omdat men op zoveel verschillende plekken terecht kan zullen de arbeidsvoorwaarden ook heel verschillend uitpakken. Natuurlijk kan een Secretaresse er altijd wel op rekenen om op Secretaressedag in het zonnetje gezet te worden.

• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Discipline
• Organiseren
• Omgaan met details

Wat zijn mijn kerncompetenties?
Doe nu de Competentietest! (€)

Om zich volledig in te kunnen zetten heeft de Secretaresse een zekere loyaliteit nodig tegenover haar baas, anders is het te makkelijk om de verkeerde informatie door te spelen of teveel op anderen te letten (Loyalist). Hierbij moet wel gezegd worden dat de Secretaresse ook niet exclusief op haar baas gericht moet zijn, omdat ze anders niet meer zelfstandig kan werken. De Secretaresse zorgt ervoor dat haar werk goed afgehandeld wordt, en dat daarbij goed op de wensen en eisen baas ingespeeld wordt zonder afhankelijk te zijn van zijn sturing (Succesvolle werker).

Wie ben ik, wat maakt mij uniek?
Doe de persoonlijkheidstest! (€)

Welke Enneagramtype ben ik?
Doe de gratis Enneagramtest

De Secretaresse overlegt voornamelijk met haar baas over het werk. Daarnaast zorgt de Secretaresse ervoor dat bezoekers goed ontvangen en verzorgd worden en op de juiste tijd bij de baas terecht kunnen. Verder werkt de Secretaresse samen met de andere werknemers in het bedrijf om haar taken zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Specifieke contacten zijn afhankelijk van de werkgever en functie.

• Interview betreffende Secretaresse op 03-09-2010

Een Secretaresse kan in vele soorten bedrijven terechtkomen, waardoor er veel banen te vinden zijn. Het zal vaak wel zo zijn dat de betere banen om een specialistische Secretaresse vragen en zo een iets andere functie betreffen. Omdat er veel banen in deze specialisaties zijn is het wenselijk, en vaak ook goed mogelijk, voor een Secretaresse met voldoende ervaring en/of scholing om door te groeien naar een hogere positie, bijvoorbeeld als Directiesecretaresse.