Het verschil in opleidingsniveau binnen een secretaressefunctie

Het denk- en werkniveau van de secretaresse wordt steeds meer onder de loep genomen. Dat is niet gek, want het (vereiste) niveau van de secretaresse stijgt en wordt dus steeds belangrijker. Dit is geen nieuws meer, iedere secretaresse is zich bewust van deze ontwikkeling. Wij merken dat jullie meteen de volgende stap zetten (en terecht!): hoe vertaalt deze ontwikkeling zich naar jullie eigen situatie?

Veel secretaresses vragen zich dus af wat hun huidige werk- en denkniveau is. De vooropleiding (voor sommigen al heel wat jaren geleden) zegt lang niet alles meer over het niveau van de functie.

Omdat de nieuwe generatie manager een aantal traditionele taken voortaan zelf uitvoert en er steeds meer managersfuncties verdwijnen, heeft de secretaresse meer ruimte voor taken op hoger niveau. Wist je dat tegenwoordig maar liefst 80% van de secretaresses op een hoger niveau werkt dan de daadwerkelijk gevolgde opleiding?

Verschil in denk- en werkniveau tussen mbo, hbo en hbo+

Deze simpele uitleg geeft duidelijk onderscheid:

• Een mbo-secretaresse werkt in opdracht
• Een hbo-secretaresse werkt conform opdracht
• Een hbo+-secretaresse geeft opdracht

Om dit iets concreter te maken, laten we het eens bekijken aan de hand van een opdracht.

Een concreet voorbeeld…

Eens per jaar wordt een dag georganiseerd voor klanten. Het bedrijf wordt opengesteld, er komen demonstraties, mensen geven uitleg over hun werk, een spreker komt, er moet catering geregeld worden, mensen ingepland worden, etc. Kortom: er moet ‘wat’ georganiseerd worden.

Ben je een mbo-secretaresse, dan krijg je opdracht om allerlei dingen te gaan regelen. Je gaat offertes aanvragen, boekt een spreker, stuurt de uitnodiging naar klanten. Je bent uitvoerend en in opdracht bezig.

Een hbo-secretaresse doet méér; zij bekijkt het draaiboek van vorig jaar, plant diverse bijeenkomsten met collega’s, seint mensen in, en overlegt met haar manager over wie/wat/waar/hoe/wanneer en gaat aan de slag. Van haar manager heeft zij aanwijzingen gekregen en hij/zij vertrouwt erop dat de secretaresse conform werkt en op tijd rapporteert over de stand van zaken. Van haar wordt ook verlangd dat zij hem/haar tijdig informeert bij stagnatie of anderszins.

De hbo+-secretaresse regelt nog meer:

• zij heeft de offertes op eigen initiatief aangevraagd;
• de mensen die die dag een (belangrijke) rol spelen zijn al vastgelegd dan wel ingepland;
• het overleg daartoe heeft zij geïnitieerd;
• het draaiboek voor dit jaar is grotendeels uitgewerkt;
• zij geeft in het MT een presentatie van de stand van zaken tot nu toe;
• zij stelt de budgetten op en houdt als projectleider overzicht over het geheel.

Uiteraard zorgt zij er ook voor dat na afloop een goede evaluatie komt. De bezoekende klanten zijn bevraagd, de gegevens uit haar onderzoek zijn al verwerkt in een managementrapportage. Deze secretaresse informeert haar manager over de klantendag.

En… op welk niveau werk jij? Is dit het niveau waarop je graag wilt werken?

De secretaresse van de toekomst werkt op hbo niveau

We zeiden het al eerder: de secretaresse werkt steeds minder voor de manager en juist steeds meer met de manager. Dit hoort dus overduidelijk onder het kopje ‘hbo’ en ‘hbo+’. Dit zie je het duidelijkst in de huidige vacatures: vrijwel iedere openstaande functie wordt (aantoonbaar) hbo niveau gevraagd.

Wanneer jij op dit niveau opereert óf juist als ‘mbo-er’ naar dit niveau wilt groeien, zorg er dan voor dat jouw vaardigheden en kennis op peil blijven of meegroeien. Het wordt steeds meer een kwestie van een ‘leven lang leren’. Dit gaat enerzijds door ‘learning on the job’, anderzijds door praktijkgerichte opleidingen op HBO of HBO+ niveau. Een secretaresse opleiding is een krachtige manier om snel op het juiste niveau te komen (uit onderzoek blijkt dat maar liefst de helft van de secretaresses een opleidingswens heeft!).

Hoe zorg jij dat je toekomst-proof bent én blijft?

Dit blog is geschreven door Secretary Management Institute: al meer dan 25 jaar een toonaangevend opleider voor de ervaren secretaresse en assistant. Naast de secretaresse opleidingen, blijf je optimaal op de hoogte van jouw vak via de secretaresse nieuwsbrief boordevol interessante tips en handige tricks.