Interview met een virtual assistant
Paula is Virtual Assistant.
Waarom ben jij Virtual Assistant geworden?
Vanaf mijn 16e werkte ik in het secretariële vakgebied. Ik merkte op een gegeven moment dat ik veel in mijn ‘mars’ had en ondernemerskwaliteiten had. Er waren vaak geen doorgroeimogelijkheden meer binnen de organisatie waar ik zat. Ik heb een eigen sieradenwinkel daarnaast gehad en deze weer van de hand gedaan. Ondanks dit bleef ik in loondienst werken, maar merkte ook dat ik meer mijn eigen kop moest volgen. Na een reorganisatie van mijn laatste werkgever was ook de start van mijn eigen bedrijf gekomen. Het had zo moeten zijn! Inmiddels is het uitgebouwd tot iets moois. Ik heb een prachtig kantoor aan huis waar ik zeer blij mee ben. Vanuit hier ondersteun ik al mijn opdrachtgevers.
Welke opleiding heb je gevolgd om Virtual Assistant te worden?
In mijn functie als virtual assistant heb ik de opleiding Managementassistent/Directiesecretaresse (MEAO) en Officemanagement (HBO) gevolgd. Daarnaast heb ik diverse cursussen gevolgd (waaronder Inzicht in financieel management).
Kun je een gemiddelde werkdag beschrijven?
Mijn werkdag begint om 09.00 uur. Ik start op in mijn kantoor. Omdat veel op afstand gaat heb je ook te maken met veel e-mailverkeer. Ik bekijk het per opdrachtgever en kijk naar de prioriteiten die dag. Er worden afspraken gemaakt, de facturatie wordt gedaan, teksten worden geredigeerd, een website wordt bijgewerkt, Social Media wordt up-to-date gehouden, overeenkomsten worden in elkaar gezet, offertes worden gepimpt en vragen worden beantwoord.
’s Middags eten ik en mijn man altijd warm, dus ben ik een uur in de keuken te vinden. Daarna ga ik weer verder. Powerpoint presentaties worden in elkaar gezet, vliegtickets worden geboekt voor cursisten die in het buitenland een cursus volgen, locaties worden geboekt, vergaderarrangementen worden georganiseerd. Om 17.00 uur stop ik formeel. Neemt niet weg dat ik vaak ’s avonds ook nog aan het werk ben.
Welke competenties zijn belangrijk in je beroep?
Accuratesse en snelheid. Overzicht en structuur aanbrengen. Integriteit en een goede werkmentaliteit. Een tikkeltje arrogant zijn kan ook geen kwaad, want je moet mensen heel veel overtuigen. Vooral ondernemers die geen verstand hebben van de zaken waar jij nu juist het meest vanaf weet.
Wat is de grootste uitdaging in je werk?
Alles zo snel mogelijk foutloos afronden. Ik wil mijn opdrachtgevers professioneel maar ook snel van dienst zijn.
Wat geeft jouw baan de meeste voldoening?
Tevreden opdrachtgevers. Dat is waar het om draait. Je leert heel veel (meer). En elke keer als een opdracht naar tevredenheid is uitgevoerd verschijnt er weer een lach.
Wat zijn de minder leuke kanten van je baan?
Het notuleren en het fysiek aanwezig zijn bij bedrijven vond ik niet leuk. Als zelfstandige heb je zelf de keuze om een opdracht te accepteren of niet. Inmiddels notuleer ik niet meer (dat wordt ook niet veel meer gedaan) en voer ik alle werkzaamheden uit vanuit mijn eigen kantoor. Zodoende heb ik geen minder leuke kanten meer van de functie en zie ik alles als leuk!
Wat zou je doen als je geen Virtual Assistant zou zijn?
Iets heel anders, namelijk iets met dieren (in nood). Ik ben een echte dierenvriend en mijn hart wordt blij als ik zie dat je ook dieren in nood kunt helpen. Dieren zijn puur en onvoorwaardelijk. Daarnaast ben ik in Ghana naar een school voor kinderen met ‘special needs’ geweest. Dan zou ik daar nog meer voor kunnen betekenen.
Wat was je droombaan als kind?
Danseres. Ik zat vroeger op ballet en dacht dat ik daar ook wel mijn brood mee kon verdienen. Daar is niets van gekomen, ik kreeg andere ambities. Mijn moeder werkte bij het gemeentehuis in Arnhem en toen ik daar als kind weleens kwam zat ik altijd te typen op het toetsenbord. Dat wilde ik ook. Ik dans nog wel, maar alleen op mijn bureaustoel; van voor naar achter en van links naar rechts.
Hoe zie je de toekomst van Virtual Assistant?
Goed. Er zijn steeds meer zelfstandig ondernemers en MKB bedrijven die het nut inzien van een virtual assistant (als ze de juiste achtergrond hebben). Zij betekenen veel voor het bedrijf en uiteindelijk biedt het vele voordelen. Denk aan kostenverlaging, flexibiliteit, snelheid, geen risico’s en de technologische ontwikkelingen waardoor veel via de computer gaat. Overigens loop je elkaar ook niet voor de voeten en gaat er geen tijd verloren door onnodige gesprekken.
Welk advies zou jij mensen die Virtual Assistant willen worden geven?
Pak het professioneel aan en ga niet met de gedachte ‘oh, ik kan lekker vanaf de bank werken’ aan de slag. Not done! Zorg voor eigen apparatuur en bied je opdrachtgevers meer dan dat je ze op locatie kan bieden.
Over Felua Office Management
Paula is eigenaar van Felua Office Management en bestaat sinds 2013. Felua betekent Veluwe. Met een kantoor gevestigd in Putten ondersteunt Paula zelfstandig ondernemers en MKB bedrijven op administratief, secretarieel en financieel vlak. Daarnaast coacht ze beginnend secretaresses die in de praktijk aanlopen tegen zaken waar ze niet goed mee uit de voeten kunnen.