Hoe pas je de kwaliteitsmanagement principes toe in jouw werk?
Kwaliteitsmanagment is belangrijk voor het waarborgen van de kwaliteit binnen een organisatie. Het is een tak van management dat gericht is op het continu verbeteren van het product, productieproces, de dienst of organisatie. Hoewel er Kwaliteitsmanagers bestaan is het geen afgebakend vakgebied, maar het is meer een manier van kijken, beslissen en managen.
Wat is het doel van Kwaliteitsmanagement?
Het doel van kwaliteitsmanagement is om ervoor te zorgen dat producten en diensten voldoen aan de verwachtingen van klanten of deze juist overtreffen. Daarnaast is het ook belangrijk om te toetsen of je producten of diensten voldoen aan de geldende normen. Verder wordt kwaliteitsmanagement ingezet om de efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsprocessen te verbeteren.
Hoe pas je dit toe in jouw werk?
Wat voor beroep je ook hebt, er wordt altijd van je verwacht dat je een bepaalde prestatie levert. Om deze prestatie te leveren voer je bepaalde activiteiten uit en deze organiseer je. Wanneer je bijvoorbeeld probeert om jouw werkzaamheden sneller te doen, of de tevredenheid van je kanten te verbeteren, dan ben je in feite al bezig met kwaliteitsmanagement.
Wat doet een Kwaliteitsmanager?
- Een Kwaliteitsmanager houdt de organisatie “scherp” en plaatst de klant centraal in alle aspecten van de bedrijfsprocessen.
- Een kwaliteitsmanager zoekt voortdurend naar mogelijkheden tot verbetering. Hij/zij zoekt naar innovatieve oplossingen en zorgt dat deze worden gebruikt.
- Een kwaliteitsmanager zorgt ervoor dat kwaliteitsverbetering op alle niveaus van de organisatie wordt toegepast.
Wanneer je begrijpt wat een kwaliteitsmanager binnen een organisatie doet kan je deze principes ook toepassen op je eigen werkzaamheden. Wanneer je de woorden kwaliteitsmanager vervangt door “ik” en de organisatie vervangt door “mijzelf” wordt het misschien al duidelijker
- Ik hou mijzelf “scherp” en plaats de klant centraal in alle aspecten van mijn werk.
- Ik zoek voortdurend naar mogelijkheden tot verbetering. Ik zoek naar innovatieve oplossingen en zorg dat ik dit in mijn werk gebruik.
- Ik zorg ervoor dat kwaliteitsverbetering op alle niveaus van mijn werk wordt toegepast.
Wanneer je op deze manier naar jouw werk kijkt zal jij bovengemiddelde prestaties leveren en continu groeien in jouw werk. Kwaliteitsmanagement is de sleutel tot jouw professionele groei.
Kwaliteitsmanagement op topniveau
Er zijn natuurlijk ook organisaties of rollen waar je het zonder de kwaliteitsmanagement principes niet redt. Voor sommige beroepen zijn de details en de organisatie praktisch van levensbelang.
Kwaliteitsmanagement voor de Juridisch Secretaresse
Voordat je reageert op die vacature Juridisch Secretaresse is het belangrijk om te begrijpen waarom kwaliteitsmanagement belangrijk is. Hier zijn fouten in sommige gevallen letterlijk van levensbelang, dus alle documentatie moet uiterst nauwkeurig gebeuren.
Maar bijvoorbeeld ook het agendabeheer dient feilloos te zijn, want stel je voor dat de advocaat voor wie je werkt op het verkeerde moment bij de rechtbank staat…
Je kan in dit vakgebied geen deadline missen en de communicatie met de cliënten dient helder te zijn en je moet ze complexe zaken kunnen uitleggen zonder vakjargon te gebruiken. En je dient vooral ook heel erg goed met vertrouwelijke zaken om te kunnen gaan.
Voor een Juridisch Secretaresse is kwaliteitsmanagement een dagelijks proces. Wanneer je regelmatig feedback vraagt en zorgt dat je goed op de hoogte blijft kan je dit spannende beroep met succes beoefenen.
Kwaliteitsmanagement voor de Executive Assistant
Was jouw oog gevallen op die vacature Executive Assistant? Ook hier is kwaliteitsmanagement essentieel om succesvol te kunnen zijn. Je werkt voor de grote bazen, dus hier spelen vaak ook grote belangen mee.
Het is heel erg belangrijk dat je begrijpt waar de prioriteiten liggen en wat de doelen van jouw leidinggevende zijn, want jij ondersteunt hem of haar in het behalen van die doelen. Je moet dus zeer duidelijk kunnen communiceren en afstemmen.
Efficiënt agendabeheer is essentieel. Je moet ervoor zorgen dat alle afspraken correct worden ingepland en dat er voldoende tijd is voor belangrijke taken en vergaderingen. Je zult jouw taken en projecten proactief moeten opvolgen zodat alles op schema blijft.
Nauwkeurigheid, oog voor detail en vertrouwelijkheid zijn belangrijke competenties en je dient sterk te zijn in time management en stakeholder management.
Maar ook hier geldt, wanneer je veel feedback vraagt, op de hoogte blijft en jouw aanpak continu verbetert kan jij meespelen in de top van het bedrijfsleven.