Waarom de eerste werkdag meer over een werkgever zegt dan het sollicitatiegesprek

Je hebt drie gesprekken gevoerd, de arbeidsvoorwaarden staan op papier en de startdatum is geprikt. Dan komt die eerste maandag. Binnen een uur weet je meestal meer over je nieuwe werkgever dan uit alle gesprekken bij elkaar. Dat komt zelden door wat er die ochtend wordt gezegd. Het zit in wat er klaarligt en in wie er op je staat te wachten.

In een sollicitatieprocedure presenteert een organisatie zichzelf. Iedereen is voorbereid, de verhalen zijn geslepen en op de lastige vragen ligt een antwoord klaar. Op je eerste werkdag valt die regie weg. Je ziet hoe het er werkelijk aan toegaat op een moment dat niemand meer aan het verkopen is.

Wat je in dat eerste uur eigenlijk zit te lezen

Ligt de laptop klaar en werkt het wachtwoord. Weet de collega bij de ingang dat je vandaag zou komen. Staat je naam goed gespeld in het systeem, of ben je de eerste twee weken een typefout. Weet je waar je zit, en heeft iemand tijd vrijgemaakt om met je te lunchen.

Stuk voor stuk kleine dingen. Toch vertellen ze je iets wat in geen enkel gesprek ter sprake komt. Ze laten zien of afspraken bij deze werkgever tussen afdelingen blijven hangen of daadwerkelijk ergens landen. Een nieuwe medewerker is namelijk de eerste echte test van de interne samenwerking. HR heeft het contract, IT moet de apparatuur regelen, facilitair de werkplek en het team de agenda. Als die vier partijen elkaar niet weten te vinden voor iemand van wie de startdatum al zes weken bekend is, dan lukt dat halverwege een druk project waarschijnlijk ook niet.

Wie ooit ergens begonnen is waar niets geregeld was, kent het gevoel. Je bent aangenomen, je hebt er zin in, en je zit anderhalve dag te wachten tot iemand tijd voor je heeft. Dat gevoel slijt maar langzaam. In HR-kringen geldt de eerste week daarom als een van de betere voorspellers van de vraag of iemand er over twee jaar nog werkt. De inhoud van de functie verandert in die periode nauwelijks. Het beeld dat je van de organisatie hebt, verandert wel degelijk.

Het doosje op het bureau

Steeds meer werkgevers leggen om die reden iets klaar voor een nieuwe collega. Een notitieboek, een pen die schrijft, een sleutelkoord voor de toegangspas, iets waar een naam op staat. Van een afstand is het makkelijk om daar lacherig over te doen. Vanaf de stoel van degene die net binnenkomt werkt het anders. Zo'n pakketje bewijst dat iemand aan je heeft gedacht op een moment dat je er zelf nog niet was, en dat is precies wat een nieuwe medewerker in die eerste dagen zit af te tasten.

Daar zit ook de verklaring voor het feit dat de inhoud van zo'n pakket in de loop van de jaren behoorlijk is veranderd. Waar het vroeger vooral ging om spullen met een logo erop, kiezen organisaties nu vaker voor iets dat iemand jarenlang blijft gebruiken. Veel werkgevers laten thermosbekers bedrukken met de voornaam van de nieuwe collega erop, omdat zo'n beker elke ochtend mee de vergaderruimte in gaat en er na twee jaar nog steeds staat. Leveranciers van gepersonaliseerde relatiegeschenken voor zakelijke gebruikers zien die verschuiving terug in wat er besteld wordt, van grote aantallen goedkope weggevers naar kleinere series die per persoon zijn gemaakt.

Het voorwerp zelf doet er uiteindelijk niet zo veel toe. Wat telt is het signaal eronder. Iemand heeft de moeite genomen om je naam ergens op te laten zetten voordat je binnenkwam, wat betekent dat je komst intern is doorgegeven en dat iemand zich er verantwoordelijk voor voelde.

Het vak dat hierachter schuilgaat

Rond deze eerste weken is een beroepsgroep ontstaan die de afgelopen jaren flink is gegroeid. Onder namen als onboarding specialist, employee experience manager of adviseur instroom houden mensen zich fulltime bezig met de vraag hoe iemand een organisatie binnenkomt. Ze brengen de eerste negentig dagen in kaart, verdelen taken over HR, IT en het team, koppelen een buddy aan elke nieuwkomer en meten na drie maanden wat er van het plan is terechtgekomen.

Het werk lijkt op het ontwerpen van een route. Je bepaalt wat iemand op dag een moet weten, wat kan wachten tot week drie, wie welk stuk uitlegt en op welk moment de eerste inhoudelijke opdracht komt. Te weinig sturing en iemand dobbert rond. Te veel en iemand verzuipt in kennissessies zonder ooit iets te doen te krijgen.

Mensen komen vanuit heel verschillende hoeken in dit werk terecht. Vanuit HR, vanuit interne communicatie, vanuit projectmanagement en opvallend vaak vanuit de hospitality, waar het ontvangen van gasten al een vak op zich is. Wie ervaring heeft met het aan elkaar knopen van afdelingen die elkaar normaal gesproken nauwelijks spreken, blijkt hier vaak sterk in te zijn.

Wat je hiermee kunt als je zelf solliciteert

Het aardige is dat je dit al kunt toetsen voordat je tekent. Vraag in het laatste gesprek hoe je eerste week eruitziet. Let daarbij minder op het antwoord zelf dan op de manier waarop het komt. Iemand die vertelt wie je ophaalt, wanneer je je laptop krijgt en wie je aanspreekpunt is, heeft er duidelijk over nagedacht. Iemand die begint met een aarzeling en eindigt bij de mededeling dat het allemaal wel goed komt, geeft je ook informatie.

Twee vragen leveren daarnaast verrassend veel op. Wie wordt mijn eerste aanspreekpunt in de praktijk, en wanneer spreken we elkaar voor het eerst over hoe het gaat. Werkgevers die daar een concrete naam en een concrete datum bij noemen, hebben hun zaken op meer plekken op orde dan alleen bij de introductie.

En werkt het de andere kant op, omdat jij binnenkort iemand ontvangt in je eigen team, dan geldt hetzelfde in spiegelbeeld. De maandagochtend waarop een nieuwe collega binnenstapt, is het moment waarop je organisatie laat zien hoe ze in elkaar zit. Daar valt weinig aan te compenseren met een goed verhaal achteraf.